Performance Improvement Plan (PIP) เป็นเครื่องมือที่ช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอย่างเป็นระบบ โดยการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและแผนงานที่สามารถวัดผลได้เพื่อปรับปรุงการทำงาน การใช้ PIP อย่างเหมาะสมช่วยพัฒนาและสนับสนุนพนักงานให้พัฒนาไปในทิศทางที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร ซึ่งมีข้อดีหลายประการ

สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดีขึ้น PIP สนับสนุนการสื่อสารที่เปิดเผยและตรงไปตรงมา พนักงานจะได้รับคำแนะนำและแนวทางเพื่อพัฒนาตนเอง ไม่ใช่แค่การรับคำวิจารณ์แบบลอย ๆ ซึ่งส่งเสริมความโปร่งใสและการสนับสนุนระหว่างผู้บริหารและพนักงาน

ประหยัดเวลาและเงิน การลงทุนเวลาใน PIP เพื่อปรับปรุงพนักงานในระยะยาว สามารถลดอัตราการลาออกและลดต้นทุนในการรับพนักงานใหม่ ซึ่งทำให้การปรับปรุงพนักงานที่มีอยู่มีประสิทธิภาพมากกว่า

มีประสิทธิภาพมากกว่าแค่การวิจารณ์ การใช้ PIP ไม่ได้เป็นเพียงการตำหนิหรือวิจารณ์พนักงาน แต่เป็นการให้โอกาสในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะที่จำเป็นในการปรับปรุงการทำงาน เป็นกระบวนการที่สร้างสรรค์และมีเป้าหมายที่ชัดเจน

7 ขั้นตอน การทำ Performance Improvement Plan (PIP) อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบุปัญหาและเป้าหมายที่ชัดเจน เริ่มต้นโดยการระบุปัญหาที่พนักงานต้องปรับปรุงและกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน ควรสื่อสารให้ชัดเจนว่าอะไรคือปัญหาและเป้าหมายที่พนักงานต้องบรรลุ

วิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ตรวจสอบสาเหตุว่าทำไมพนักงานจึงไม่สามารถทำงานได้ตามที่คาดหวัง อาจเกิดจากขาดทักษะ ขาดการสนับสนุน หรือปัญหาส่วนตัว การเข้าใจสาเหตุช่วยให้สามารถกำหนดแผนแก้ไขที่เหมาะสมได้

สร้างแผนปฏิบัติการที่เป็นรูปธรรม จัดทำแผนการปรับปรุงที่มีขั้นตอนชัดเจน ระบุว่าพนักงานจะต้องทำอะไรบ้าง และในกรอบเวลาที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน รวมถึงการให้ทรัพยากรหรือการฝึกอบรมที่จำเป็นเพื่อให้พนักงานพัฒนาตัวเอง

ตั้งกรอบเวลาในการปรับปรุง กำหนดระยะเวลาในการปรับปรุงที่เหมาะสม ไม่ควรสั้นเกินไปจนอาจสร้างความเครียด แต่ก็ควรชัดเจนเพื่อให้สามารถติดตามและประเมินผลได้

ติดตามความก้าวหน้าและให้ฟีดแบ็กอย่างต่อเนื่อง ระหว่างการดำเนินการ ผู้บริหารควรติดตามความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอ และให้ฟีดแบ็กที่สร้างสรรค์และทันที เพื่อช่วยให้พนักงานรู้ว่าต้องปรับปรุงในส่วนไหน

ประเมินผลเมื่อสิ้นสุด PIP เมื่อครบกำหนดเวลา ควรทำการประเมินผลการปรับปรุงว่าได้บรรลุตามเป้าหมายหรือไม่ และพิจารณาว่าพนักงานสามารถทำงานได้ตามมาตรฐานที่องค์กรต้องการหรือยัง

สรุปผลและตัดสินใจขั้นต่อไป หากพนักงานสามารถปรับปรุงได้ตามที่กำหนด แผน PIP จะเสร็จสิ้น หากไม่สามารถปรับปรุงได้ ควรพิจารณาขั้นตอนต่อไป เช่น การขยายเวลา PIP เพิ่มเติม หรือในกรณีที่รุนแรงอาจพิจารณาการเลิกจ้าง

ข้อดีและข้อเสียของ Performance Improvement Plan (PIP) การใช้ PIP มีทั้งข้อดีและข้อเสีย ขึ้นอยู่กับการจัดการและการนำไปใช้ในบริบทของแต่ละองค์กร

ข้อดีของ PIP

ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้พนักงานเข้าใจชัดเจนว่าพวกเขาต้องปรับปรุงในส่วนใดบ้าง และมีการกำหนดเป้าหมายและแผนการทำงานที่ชัดเจนในการพัฒนา

สร้างวัฒนธรรมการสนับสนุน แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นขององค์กรในการช่วยเหลือและสนับสนุนพนักงานในการพัฒนาตนเอง แทนที่จะเลิกจ้างทันทีเมื่อพบปัญหา

ป้องกันการปล่อยปัญหาลุกลาม ช่วยให้ผู้จัดการและพนักงานสามารถแก้ไขปัญหาที่พบได้ทันที ก่อนที่ปัญหาจะลุกลามไปส่งผลกระทบต่อการทำงานในวงกว้าง

การสื่อสารที่ชัดเจน ช่วยสร้างการสื่อสารระหว่างพนักงานและผู้จัดการเกี่ยวกับความคาดหวังและความก้าวหน้า ทำให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน

ลดอัตราการลาออก เมื่อพนักงานได้รับการสนับสนุนและมีโอกาสปรับปรุงประสิทธิภาพ พวกเขาจะรู้สึกว่าบริษัทสนใจในการพัฒนาอาชีพของพวกเขา ซึ่งอาจลดการลาออกได้

ข้อเสียของ PIP

สร้างความเครียดให้พนักงาน การอยู่ภายใต้ PIP อาจสร้างความกดดันและความเครียดให้พนักงาน เนื่องจากพวกเขาอาจรู้สึกว่าการทำงานของตนถูกจับตามองอย่างใกล้ชิด และหากไม่สำเร็จอาจถูกเลิกจ้าง

อาจถูกมองว่าเป็นขั้นตอนก่อนการเลิกจ้าง ในบางกรณี พนักงานอาจมองว่า PIP เป็นขั้นตอนสุดท้ายก่อนการถูกเลิกจ้าง ซึ่งอาจทำให้พวกเขาสูญเสียขวัญกำลังใจและแรงจูงใจในการปรับปรุง

ใช้เวลาและทรัพยากร การจัดทำและดำเนินการ PIP ต้องใช้เวลาของผู้จัดการในการกำกับดูแลและติดตาม รวมถึงทรัพยากรในการฝึกอบรมหรือสนับสนุนพนักงาน

ผลลัพธ์ไม่เสมอว่าจะสำเร็จ ไม่ใช่ทุกพนักงานจะสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพตามที่กำหนดได้ ซึ่งในกรณีนี้ การใช้ PIP อาจเป็นการเสียเวลาและทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์

อาจไม่เหมาะสมในบางสถานการณ์ สำหรับพนักงานที่มีปัญหาทางวินัยหรือมีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม การใช้ PIP อาจไม่ใช่วิธีแก้ไขที่ได้ผล เนื่องจากปัญหาเหล่านั้นอาจต้องการวิธีการที่แตกต่าง





ที่มา hrnote.asia
---------------------------
The HR Consult
บริการด้านงานทรัพยากรบุคคลครบวงจร
02-8215354 / 081-2792442