ระบบและซอฟแวร์ทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล มีเกิดขึ้นมากมาย ด้วยจุดขายที่ว่า ระบบซอฟแวร์นั้นจะสามารถเข้ามาช่วยทำให้ระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัทดีขึ้น จากที่ไม่เคยมีระบบก็จะมีระบบ และจะทำให้การบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัทนั้นดีขึ้นด้วย คำกล่าวที่ว่านี้จริงหรือไม่ ก่อนอื่นต้องเข้าใจก่อนว่า ในทางปฏิบัติแล้ว ไม่มีซอฟแวร์ตัวใดที่สามารถทำได้อย่างนั้นแน่นอน เพราะถ้าคนใช้ระบบไม่มีความรู้ในการใช้งานจริงๆ แม้ว่าระบบนั้นจะเพอร์เฟคแค่ไหน ก็ใช้งานไม่ได้แน่นอน หลายๆ บริษัทที่พยายามนำเอาระบบซอฟแวร์ในการบริหารทรัพยากรบุคคลมาใช้งาน แต่สุดท้ายก็ไปไม่รอด เพราะทั้งฝ่ายบุคคล และผู้จัดการสายงาน ไม่เคยมีความรู้เรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคล

ระบบซอฟแวร์ที่เป็นที่นิยม มีดังนี้

  1. ระบบการประเมินผลงาน

เป็นซอฟแวร์เพื่อใช้งานระบบประเมินผลงาน หรือ บริหารผลงาน ซึ่งบางตัวโปรแกรมสามารถเขียนออกมา
โดยมีการกำหนดเป้าหมายในหลายๆ ระดับลงมา ตั้งแต่ระบบองค์กร ลงสู่หน่วยงาน และตำแหน่งงาน สามารถที่จะถ่ายทอดเป้าหมายลงมาได้ในแต่ละระดับ มีระบบ Competency เพื่อสามารถใช้ในการประเมินผลงานได้อย่างดี แต่สุดท้ายจะไม่สามารถก่อประโยชน์ได้เลย ถ้าคนใช้งานไม่มีความรู้ และความเข้าใจในเรื่องของการบริหารผลงาน

  2. ระบบการพัฒนาพนักงาน

โปรแกรมทที่จะนำเอาข้อมูลของพนักงาน มาใช้ในการวางแผนพัฒนา โดยอาศัย Competency ที่กำหนดขึ้น สุดท้ายก็ใช้งานไม่ได้อีกเช่นกัน เพราะหัวหน้างาน และผู้จัดการไม่ได้ให้ความสำคัญในเรื่องการพัฒนาพนักงาน ในที่สุดโปรแกรมที่ซื้อมาก็ไม่เกิดประโยชน์อีกเช่นเคย

  3. ระบบข้อมูลเพื่อการเลื่อนตำแหน่ง

ส่วนหนึ่งก็คือระบบ HRIS ที่จะมีข้อมูลของพนักงานแต่ละคน ว่าผลงานเป็นอย่างไร มีความรู้ มีทักษะ และความสามารถได้รับการพัฒนาในเรื่องอะไรบ้าง เพื่อนำเอาข้อมูลเหล่านี้ไปใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจ ในเรื่องของการให้รางวัลผลงาน และการเลื่อนตำแหน่ง ข้อมูลเหล่านี้หากมีการเก็บอย่างดีนั้น จะเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์มากในการบริหารทรัพยากรบุคคล แต่บางองค์กร กลับไม่เคยนำมาใช้

  4. ระบบ HR ด้านอื่นๆ

เช่น ระบบการวางแผนกำลังคน ระบบการบริหารค่าจ้างเงินเดือน เป็นต้น ระบบเหล่านี้เป็นโปรแกรมที่เขียนขึ้นโดยจะต้องมีผู้ใช้งานที่มีความเข้าใจ วิธีการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างถ่องแท้ จึงจะใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จากข้อมูลข้างต้น องค์กรจะต้องพิจารณาให้ดีก่อนที่จะนำซอฟแวร์มาใช้งาน ว่าคนในองค์กรมีความรู้เรื่องการบริหารทรัพยากรบุคคลในด้านต่างๆ มากน้อยเพียงใด โดยเฉพาะฝ่ายบุคคล ที่จะต้องเป็นผู้บริหารระบบเหล่านั้น จะต้องมีความรู้เชิงลึกในเรื่องของหลักการที่ถูกต้องก่อน จากนั้นจึงถ่ายทอดไปยังผู้จัดการสายงาน เพื่อให้เขานำเอาความรู้เหล่านี้ไปใช้บริหารลูกน้องของตนเอง สุดท้ายแล้วถ้าทุกฝ่ายเข้าใจหลักและวิธีการในการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างถ่องแท้ การลงทุนซื้อซอฟแวร์เข้ามาช่วย ก็จะยิ่งทำให้เกิดมูลค่าเพิ่มที่สูงขึ้นอีกหลายเท่าตัว จึงจะเป็นการลงทุนที่คุ้มค่ามากกว่า
ขอขอบคุณข้อมูลจาก : https://prakal.wordpress.com/