ประการแรก การสื่อสารทิศทางของการบริหารผลงาน การสื่อสารทิศทางการทำงานขององค์กรเป็นสิ่งที่ผู้บริหาร ต้องทำตั้งแต่แรกต้นปี ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสม สื่อสารให้รู้ว่าอะไรที่เป็นวิสัยทัศน์ วิสัยทัศน์ต้องไปในทิศทางไหน อะไรที่เป็นกลยุทธ์หลักขององค์กรของบริษัท อะไรเป็นจุดเรียนรู้ในปีที่ผ่านมาที่ต้องพัฒนาและปรับปรุงองค์กรให้ดีขึ้นกว่านี้ และที่สำคัญอย่างยิ่งผู้บริหารเองต้องสื่อสารถึงความคาดหวังที่ต้องการได้รับจากพนักงานว่าเป็นอย่างไร คาดหวังในเรื่องของพฤติกรรม เรื่องความสามารถในการทำงานที่ต้องเปลี่ยนแปลงอย่างไรบ้างที่จะสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับตัวของพนักงานเองและบริษัท วิธีการดังกล่าวนี้จะช่วยให้พนักงานของบริษัท สามารถเชื่อมโยงงานที่ตนเองรับผิดชอบกับความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจของบริษัทได้

ประการที่สอง การประกาศเป้าหมายในการทำงานเป็นรายหน่วยงาน ในช่วงปลายปีและช่วงต้นปีคงจะไม่ใช่ช่วง Weekend ของผู้บริหารแน่นอน ดังนั้น ต้องถือโอกาสนี้ใช้สำหรับการรวบรวมข้อมูลและเก็บข้อมูลต่างๆ โดยพูดคุยกับทีมงานแต่ละหน่วยงาน ทั้งอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ต้องหาข้อสรุปให้ได้ว่า เป้าหมายที่สอดคล้องกับทิศทางและกลยุทธ์บริษัทในแต่ละหน่วยงานเป็นอย่างไร นำมาประกาศให้ทีมงานต่างๆ ได้รับรู้ ซึ่งในช่วงนี้เป็นโอกาสที่ดีอย่างยิ่งที่ผู้บริหารจะได้มีการสร้างตนเองให้เป็นต้นแบบ (Role Model) ในการบริหารงานที่เห็นหน้างานจริง โดยการ Management By Walk Around ซึ่งทำให้รู้ถึงสถานการณ์ที่แท้จริงของบริษัท และสามารถสื่อสารเป้าหมายในการทำงานได้โดยตรง ในขณะเดียวกันก็เป็นการสร้างการมีส่วนร่วม รับรู้ การเสนอความคิดเห็นจากหน่วยงานต่างๆ ในการตั้งเป้าหมายอีกด้วย

ประการที่สาม การทำข้อตกลงในการปฏิบัติงาน (Performance Agreement) กับ ตำแหน่งสำคัญ (Key Position) ของบริษัท ในเรื่องนี้เป็นเรื่องที่ต่อเนื่องจากเป้าหมายการทำงานที่ได้ประกาศให้ทราบเป็นรายหน่วยงาน บางองค์กรหรือหน่วยงานเลือกที่จะใช้ผู้บริหารแถวสองของบริษัท ทำข้อตกลงในการปฏิบัติงาน (Performance Agreement) โดยมีการระบุถึงตัวชี้วัดและเป้าหมายในการทำงาน โดยอาจจะระบุให้เห็นว่าความสำคัญของตัวชี้วัดหรือเป้าหมายใดที่มีความสำคัญเป็นเป้าหมายหลัก (Major Target) เรื่องใดเป็นเป้าหมายรอง (Minor Target) และเรื่องใดเป็นเป้าหมายร่วม กับหน่วยงานอื่น บางองค์กรอาจใช้วิธีเลือกแถวที่สอง ระดับผู้อำนวยการ ผู้อำนวยการฝ่าย หรือระดับรองกรรมการผู้จัดการ มาทำข้อตกลงในการปฏิบัติงาน (Performance Agreement) ซึ่งวิธีการ ดังกล่าวนี้จะต้องเป็นการหารือร่วมกัน สิ่งนี้ต้องใช้ทักษะในการสื่อสาร การให้คำปรึกษา เป็นการพูดคุยทำ Dialogue กับผู้บริหารระดับสูง ที่จะช่วยทำให้เกิดความเข้าใจกันและยอมรับในข้อตกลง มากขึ้น

ประการที่สี่ การเปิดโอกาสให้พนักงานได้กำหนดตัวชี้วัดและเป้าหมายได้ด้วยตนเอง ในทุกครั้งของการเปลี่ยนแปลง ที่เกิดขึ้น ควรต้องเปิดโอกาสให้พนักงาน ได้มีส่วนร่วม ซึ่งเป็นจิตวิทยาในการเปลี่ยนแปลง พนักงานย่อมมีแนวโน้ม ที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายกว่าการกำหนดตัวชี้วัดและเป้าหมาย โดยเนื้อแท้แล้วคือ การวางแผนการทำงานร่วมกัน เป็นเรื่องของการวางแผนการบริหาร ผลงาน (Performance Planning) ร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและ ผู้ใต้บังคับบัญชา การหารือและวางกรอบร่วมกัน จะเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการ ที่จะทำให้การบริหารผลงานเกิดความเข้าใจระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชามากขึ้น

ประการที่ห้า หลายๆ บริษัทเริ่มนำวิธีการนี้มาใช้คือ การปรับเป้าหมายสำหรับพนักงานที่มีศักยภาพหรือผลการปฏิบัติงานดีเลิศ โดยจะมีการกำหนดเป้าหมายเพิ่ม ในช่วงต้นปี ผู้บริหารมีโอกาสที่จะใช้เรื่อง การปรับเป้าหมาย เพิ่มสำหรับพนักงาน บางกลุ่มเพื่อเป็นเครื่องมือในการทดสอบว่าพนักงานกลุ่มต่าง ๆ เหล่านี้เป็นดาวเด่น (Talent) ของจริงสำหรับบริษัทหรือไม่ บริษัทชั้นนำในต่างประเทศหลายแห่งใช้เทคนิคนี้ในการทดสอบและถือเป็นการประเมินศักยภาพไปในตัว ถ้าพนักงานสามารถพิสูจน์ได้ว่าพวกเขาสามารถบรรลุเป้าหมายที่ท้าทาย (Challenge) ได้มากกว่าเดิม ก็ย่อมแสดงว่าพวกเขาเหล่านี้เป็นผู้มีศักยภาพที่แท้จริงสำหรับบริษัทฯ

ประการที่หก การสร้างระบบการติดตามผลการปฏิบัติงาน ทั้งของรายหน่วยงาน และรายบุคคล (Tracking Performance System) ในการสร้างระบบนี้หลายๆ องค์กรเลือกที่จะใช้วิธีการคือ การนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) มาใช้ สำหรับบริษัทขนาดกลางและขนาดเล็กอาจจะยังไม่มีกำลังหรือความสามารถในระดับนั้น อาจไม่จำเป็นที่ต้องใช้ ระบบ IT ในการติดตามและประเมินผลการบริหารผลงาน อาทิ ระบบ Coach ระบบ PMIS ฯลฯ เหมือนบริษัทฯ ขนาดใหญ่ก็ได้ บางองค์กรอาจใช้วิธีโปรแกรมธรรมดา ที่ไม่มีค่าใช้จ่ายอะไรมาก อาทิ Mind Manager เป็นต้น มาใช้ในการติดตามการบริหาร ผลงาน

วิธีการดังที่กล่าวมานี้ ล้วนแต่เป็นเครื่องมือในการช่วยทำการบันทึกผลการบริหารผลงานช่วยให้ผู้บังคับบัญชาได้เห็นถึงข้อมูลข้อเท็จจริงในการปฏิบัติงานของพนักงานทั้งในเชิงของตัวชี้วัด ความรู้ ความสามารถของพนักงานได้อย่างเป็นระบบ เพื่อนำข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้มาใช้ในการให้คำปรึกษาแนะนำพนักงาน เพื่อสร้างแรงจูงใจในการบริหารผลงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประการที่เจ็ด การพัฒนาทักษะการบริหารผลงานของผู้บังคับบัญชา เทคนิคนี้เป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด แต่มักเป็นเรื่อง ที่ถูกเพิกเฉย ในเรื่องการพัฒนาทักษะการบริหารผลงานของผู้บังคับบัญชาให้มี ความสามารถในการFeedback ในเรื่อง ผลงานของพนักงาน การให้คำปรึกษา เรื่องผลงาน หรือแม้แต่สามารถที่จะให้คำปรึกษาในกรณีที่พนักงานมีผลงานที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายสามารถวางแผนในการทำแผนพัฒนาผลงาน (Performance Improvement Plan) ให้กับพนักงาน รายคน และใช้ทักษะในการ Coach ของตนเองมาเพื่อช่วยยกระดับในเรื่อง ผลงานของพนักงานได้

ที่มา impressionconsult.com

---------------------------

The HR Consult

บริการด้านงานทรัพยากรบุคคลครบวงจร

02-8215354 / 081-2792442