Succession Planning หรือการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง หมายถึง การเฟ้นหาบุคคลภายในองค์กรที่เป็น “ดาวเด่น” (Talent) ที่สามารถสร้างผลงานที่ดีเลิศตามที่องค์กรคาดหวัง เพื่อให้ดำรงตำแหน่งหนึ่งๆ ทันทีที่ ตำแหน่งนั้นๆ ว่างลง โดยทั่วไปองค์กรจะเตรียม “ดาวเด่น” จำนวนไม่น้อยกว่า 3 คนไว้สำหรับรองรับที่ ตำแหน่งนั้นโดย “ดาวเด่น” ดังกล่าวมีความเหมาะสมทั้งในด้านวัยวุฒิและคุณวุฒิรวมทั้งมีความพร้อมที่จะ ดำรงตำแหน่งนั้นๆ ที่ว่างลงในทันทีตามที่องค์กรกำหนด อย่างไรก็ตาม ในที่สุดองค์กรจะคัดเลือกผู้สืบทอด ที่ ตำแหน่งนั้น(Successor) ให้เหลือเพียง 1 คน ด้วยเกณฑ์การ “คัดเลือก” ขององค์กร เพื่อให้ผู้ที่ “พร้อมและ เหมาะสมมากที่สุด” เป็นผู้สืบทอดที่ ตำแหน่งนั้น(Successor) ซึ่งถือเป็นการมอบหมายงานที่สำคัญขององค์กร ให้แก่ผู้ที่เหมาะสมในเวลาอันควร (Put the right person on the right job at the right time) เพื่อให้ งานในความรับผิดชอบของที่ ตำแหน่งนั้นดังกล่าวมีความต่อเนื่อง โดยไม่เกิดการสะดุดไม่ว่ากรณีใดๆ ในอดีตการจัดทำ “แผนการสืบทอดที่ ตำแหน่งนั้น” มักมุ่งไปที่ที่ ตำแหน่งนั้นผู้บริหารระดับสูงของ องค์กรเท่านั้น เช่น ผู้อำนวยการสำนักงาน หรือรองผู้อำนวยการ เป็นต้น ด้วยความเชื่อที่ว่าผู้บริหารที่มาก ด้วยความสามารถเพียงผู้เดียว ก็จะนำพาองค์กรให้เติบโตและประสบความสำเร็จได้อย่างยั่งยืน แต่ด้วย สภาพการแข่งขันที่รุนแรงในปัจจุบัน การวางแผนการสืบทอดที่ ตำแหน่งนั้นจึงไม่สามารถจำกัดอยู่เพียงที่ ตำแหน่งนั้นผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น ทั้งนี้เพราะความสำเร็จขององค์กรมิได้ขึ้นอยู่กับ “ผู้นำ หรือผู้บริหารระดับสูง” เพียงคนเดียว หากแต่ยังต้องอาศัยความชำนาญและความเชี่ยวชาญที่หลากหลายของข้าราชการในแต่ละ ระดับเช่นกัน ดังนั้น แม้องค์กรจะมีผู้นำที่เปรียบเสมือนแม่ทัพที่มากด้วยความสามารถและมีวิสัยทัศน์แต่ หากขาด “ขุนพล” ที่เก่งกล้า และสามารถแปลงวิสัยทัศน์ดังกล่าวมาสู่การปฏิบัติแล้ว ผู้นำองค์กรก็ไม่ สามารถขับเคลื่อนองค์กรให้ประสบความสำเร็จได้ตามวิสัยทัศน์ที่ตั้งไว้เช่นกัน ระบบการสืบทอดตำแหน่งใน ปัจจุบัน จึงครอบคลุมที่ ตำแหน่งนั้นอื่นๆ ที่สำคัญและเป็นเสมือน “หัวใจ” ขององค์กรด้วย

การวางแผนการสืบทอดตำแห่ง (Succession Planning) จะประสบความสำเร็จต้องมี หลักการที่สำคัญดังนี้
1. ต้องรู้และเห็นภาพอย่างชัดเจนว่า “องค์กรกำลังมุ่งไปในทิศทางใด” เพื่อให้สามารถเตรียม จำนวนและคุณสมบัติของผู้บริหาร ผู้อำนวยการ หรือผู้เชี่ยวชาญได้ถูกต้องและเหมาะสม
2. ต้องทำเป็นกระบวนการต่อเนื่องและมีระบบในการกำหนด ประเมิน และพัฒนาศักยภาพที่ จำเป็นต่อการบรรลุกลยุทธ์และเป้าหมายในอนาคตของผู้บริหาร และมีระบบที่จะสนับสนุนให้ศักยภาพของ บุคคลเติบโตไปพร้อมกับการเติบโตขององค์กร
3. ต้องทำในเชิงรุก (Proactive) เพราะจะเป็นทางหนึ่งที่จะช่วยลดปัญหาการขาดบุคลากรใน ตำแหน่งสำคัญๆ ได้มาก เพราะองค์กรจะทำการประเมินสถานการณ์และคาดการณ์ไว้ล่วงหน้าเป็นระยะๆ โดยมีการสรรหา พัฒนา และตระเตรียมบุคลากรไว้ทดแทนอยู่ตลอดเวลา
4. ต้องเน้นการสรรหาและคัดเลือกจากภายในองค์กรและมีการติดตามประเมินศักยภาพของผู้ ที่เป็นว่าที่ผู้สืบทอดเป็นระยะๆ ที่สำคัญต้องมีการจัดลำดับว่าใครมีความพร้อมมากน้อยเพียงใด ทั้งนี้พบว่า 3 การวางแผนการสืบทอดตำแห่งที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลจะทำให้องค์กรไม่ขาด “คนเก่ง คนดี” และเหมาะสมกับตำแหน่ง

ข้อดีของการวางแผนหาผู้สืบทอดตำแหน่ง
ช่วยให้องค์กรมีการประเมินความพร้อมอยู่เสมอว่ามีกำลังคนที่มีคุณสมบัติ (Quality) และความสามารถ/สมรรถนะ (Competency) อยู่เป็นจำนวนเท่าไร ซึ่งการประเมินด้านกำลังคนนี้ ต้องมีการประเมินทั้งปริมาณและคุณภาพ ทำให้องค์กรสามารถวางแผนกลยุทธ์ในอนาคตได้ อย่างมีประสิทธิผล เช่น หากจะมีการเพิ่มภารกิจใหม่ก็จะทราบได้ล่วงหน้าว่า มีอัตรากำลังคนพร้อมแค่ไหน ต้องหาคนเพิ่มหรือไม่ หรือต้องฝึกอบรมคนที่มีอยู่ในเรื่องใด ต้องใช้เวลาเท่าไรจึง จะหาคนที่ต้องการมาได้ในจำนวนที่ขาดอยู่ รวมทั้งเรื่องงบประมาณอีกด้วยว่าระหว่างการสรร หาจัดจ้างบุคลากรใหม่กับการฝึกอบรมบุคลากรที่มีอยู่ แนวปฏิบัติไหนจะคุ้มค่ากว่ากัน
ช่วยให้หน่วยงานที่รับผิดชอบด้านบริหารทรัพยากรบุคคลสามารถวางแผนสรรหาและคัดเลือก บุคลากรในเชิงรุกได้ดียิ่งขึ้น เพราะเมื่อองค์กรมีการประเมินความพร้อมของกำลังคนอยู่ ตลอดเวลา รวมทั้งมีการจัดทำข้อมูลด้านบุคลากรอย่างเป็นระบบ ก็จะทำให้ทราบถึงจำนวนคน ที่ต้องการในอนาคตได้การที่สามารถคาดการณ์ในอนาคตได้ล่วงหน้า ทำให้สามารถวางแผนหา คนได้ล่วงหน้าว่าจะไปหาจากแหล่งไหน
ช่วยให้รู้ว่าบุคลากรในตำแหน่งใดกำลังเกษียณอายุและบุคลากรในตำแหน่งใดมีคุณสมบัติ หายาก และเป็นที่ต้องการขององค์กรหรือภาคราชการ ดังนั้นหน่วยงานที่รับผิดชอบด้านบริหาร ทรัพยากรบุคคลจะได้ประเมินสถานการณ์ความเสี่ยงทั้งหลายได้ถูกต้อง ทั้งนี้จะได้วางแผน 5 การฝึกอบรม และพัฒนาบุคลากรที่จะมาสืบทอดตำแหน่งได้ล่วงหน้าแต่เนิ่นๆ ซึ่งทางที่ดีแล้ว ควรพยายามสร้างผู้สืบทอดของตำแหน่งที่คาดว่าจะว่างลงไว้สัก 2 – 3 คน
เป็นการเตรียม ความพร้อมและรองรับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้เช่น การลาออก การโอนย้าย หรือการเสียชีวิต เป็นต้น นอกจากนั้นการทำการวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) ยังสามารถถูกใช้เป็นเครื่องมือจูงใจบุคลากรได้เป็นอย่างดีทั้งนี้ ถ้าองค์กรมีนโยบายส่งเสริมการเลื่อนขั้นบุคลากรภายในมากกว่าสรรหาคนนอกมาดำรงตำแหน่งแทนแล้ว นโยบายนี้จะทำให้บุคลากรมีขวัญกำลังใจดีขึ้น อีกทั้งยังมีผลทางอ้อมทำให้ บุคลากรทุกคนมุ่งมั่นและพัฒนาตนเองอย่างสม่ำเสมอ และตลอดเวลา หากองค์กรมี การดำเนินการวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) ในเชิงรุก